Klantcase: Coffee-star

Een Nederlandse horecaondernemer die iedere dag haar voordeel haalt uit het gecombineerde HR- en dataplatform van HorecaManager.

Coffee-star

Coffee-star biedt een kwalitatief horecaconcept aan waarbij koffie bepalend is. Op een toegankelijke, vriendelijke en persoonlijke manier zijn ze in staat het verschil te maken op een locatie. In de warme en comfortabele winkels vindt u een uitgebreide keuze aan lokale & duurzame producten. Het assortiment bestaat behalve koffie uit verse broodjes, koekspecialiteiten, frisdranken, thee en smoothies. 

​De winkels van Coffee-star creëren voor u een oase van rust. Een plek om te ontmoeten, te studeren of te ontspannen.

​Zakelijke creëren ze een plek waar u uw zakenrelaties of collega’s niet alleen een uitstekende kop koffie kunt aanbieden, maar ook op hun gemak kunt stellen. Ook voor ZZP’ers bieden zij de ultieme remote werkplek. 

Hoe zijn we begonnen

Met een businessplan opgesteld in 2005 zijn we van start gegaan, inmiddels dus 16 jaar geleden. De koffiewereld zat toen heel anders in elkaar, aldus Jan-Willem Keus. (Directeur, Coffee-star) Toen we op zoek gingen naar onze eerste locatie in 2006 vonden we die in de openbare bibliotheek van de Universiteit Leiden. We waren daarmee de eerste organisatie die een horecagelegenheid had in een openbare bibliotheek van een universiteit.

Vanwege het succes in korte tijd wilden meer universiteiten dit concept overnemen. Een goede horecagelegenheid tegen lage kosten was voor de universiteiten een mooie aanvulling. We zijn daarmee hard gegroeid in de eerste jaren. En inmiddels zijn we met 8 vestigingen verspreid over heel Nederland. 

Na 16 jaar weet je waar de valkuilen zitten en zijn we nog steeds goed vertegenwoordigd in de bibliotheken. Onze vuistregel voor een nieuwe vestiging is altijd achter de gevel, nooit op straat. We zijn inmiddels te vinden in musea, bibliotheken en universiteiten. Mijn grootste verantwoordelijkheid zit hem in de winkels laten draaien, leveranciers moeten tijdig leveren en onze data moet kloppen voor de groei van het bedrijf.

Meerdere locaties

In het begin van het traject hebben we met veel mensen van Staff Support overleg gevoerd. Met name over de administraties en statistieken per winkel. Zo werken we vanaf het begin met Exact voor de salarisadministratie en de loonstroken. Het is erg fijn dat deze systemen met elkaar kunnen samenwerken.

Omdat wij op zoveel verschillende locaties werken (over ‘grote afstanden’ voor Nederlandse begrippen), is de software van HorecaManager van ons essentieel, zodat we op afstand kunnen zien hoe de winkel ervoor staat.

Staff Support biedt voor ons de oplossing om de productiviteit te kunnen verhogen en om op locatie te kunnen roosteren. Het zorgt ook voor een goede salarisadministratie.

We kunnen alle gegevens van onze medewerkers direct inzien en ook de geschiedenis. Het is voor ons daarnaast een centrale plek voor alle documenten

‘Staff Support biedt voor ons de oplossing om de productiviteit te kunnen verhogen en om op locatie te kunnen roosteren. Het zorgt ook voor een goede salarisadministratie.’

Toekomst

De software biedt ons inzichten in voorraad, productiviteit en roostering. Als een medewerker is aangenomen sturen wij deze altijd een handboek toe met uitleg over de inkopen en het management. Dit wordt nu nog handmatig gedaan met een hardcopy handboek. Onze wens is om deze in de toekomst ook via de HorecaManager software te versturen. 

Deze aanvraag wordt nu door Staff Support opgepakt en kosteloos verwerkt in de software. Omdat QR-code bestellingen steeds vaker gedaan worden. Zou het ook mooi zijn als deze verwerkt kunnen worden via een kassasysteem. Dit gaat nu via een losse webshop en niet langs ons kassasysteem. Daarom hebben wij een integratie aangevraagd met de webshop en de software van Staff Support.

Waardevolle partner

Via Robert Robinson en onze kassaleverancier Taurus kwamen we in gesprek met Staff Support. Robert Robinson is een onafhankelijke adviseur die ook de selecties van managers en dergelijke voor ons verzorgt. Het platform van Staff Support is daarbij uitgebreid vergeleken met andere systemen, maar HorecaManager kwam als veruit de beste voor ons uit de bus.

Op het moment van de implementatie lagen er ook nog andere (organisatorische) vraagstukken bij ons en daarbij bleek dat Staff Support veel verder kan gaan dan het assisteren bij de ingebruikname van de software. Ze werden namelijk een gesprekspartner voor de vraagstukken die wij hadden en konden met hun ervaringen ons daarmee ook verder op weg helpen, iets wat door ons zeer gewaardeerd wordt.

We werken nu ongeveer 5 jaar met het systeem en hebben weinig ondersteuning nodig bij de werkzaamheden die wij met Horecamanager uitvoeren, toch weten we dat wanneer er vragen zijn we altijd kunnen aankloppen bij Staff Support en dan geholpen zullen worden. Wij zien Staff Support als een waardevolle partner en gaan graag samen met hun een goede toekomst tegemoet.

Meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie?

Lees ook onze andere klantverhalen of onze modules voor meer inspiratie. Om meer te weten over de mogelijkheden voor jouw bedrijf, neem dan contact met ons op via het contactformulier.

Wil je informatie over Staff Support als bedrijf? Bekijk dan de Over ons pagina.