Handleiding App Beschikbaarheid

Optimaal gebruik van de App Beschikbaarheid in Staff Support begint met een duidelijke procesbeschrijving.
Dit omvat handleidingen voor de inrichting en specifieke werkinstructies voor elke gebruiker in uw organisatie.
Zo krijg je volledig inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers, van registratie tot planning.

1. Rolverdeling 2. Rechten toekennen 3. Instellingen beheren 4. Beschikbaarheid invoeren 5. Beschikbaarheid sluiten 6. Rapporteren FAQ
Steps 1 Steps 3 Steps 5 Steps 7 Steps 9
Steps 2 Steps 4 Steps 6 Steps 8 Steps 10
Support - Handleidingen - Verlof

Stap 1: Rolverdeling

Een effectief proces begint met het duidelijk vaststellen van taken en verantwoordelijkheden binnen de app Beschikbaarheid. Het is belangrijk om te bepalen wie welke rollen vervult en welke acties door welke gebruiker(s) worden uitgevoerd. Hier zijn enkele belangrijke punten om te overwegen:

  • Wie mag de beschikbaarheid opgeven?
  • Wie controleert en keurt de ingevoerde beschikbaarheid goed?
  • Wie voert de eindcontrole uit en sluit de beschikbaarheidsregistratie af?
  • Wie rapporteert of welke gebruiker(s) mogen rapportages over beschikbaarheid raadplegen?
  • Wie is verantwoordelijk voor het doorzetten van de beschikbaarheidsinformatie naar andere Apps zoals de Planning?
  • Wie beheert de instellingen van de beschikbaarheidsmodule?

Het vastleggen van deze rolverdeling is cruciaal voor een soepel werkproces. Staff Support adviseert het gebruik van een RACI-tabel (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) om ervoor te zorgen dat elke functionaris precies weet wat van hem of haar verwacht wordt, op welk moment en op welke manier.

Handige links

Stap 2: Rechten toekennen

  • Na het vaststellen van het werkproces is het tijd om de juiste toegang tot de app Beschikbaarheid te regelen. Staff Support adviseert het creëren van verschillende gebruikersgroepen, elk met specifieke rechten op basis van hun verantwoordelijkheden. Op deze manier krijgen medewerkers de toegang die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren en wordt het beheer van rechten eenvoudig en overzichtelijk.

    Voor de App Beschikbaarheid ondersteunt Staff Support de volgende gebruikersgroepen:

    • Medewerker: Voor het invoeren van eigen beschikbaarheid.
    • Teamleider: Voor het goedkeuren van beschikbaarheid binnen het team.
    • Manager: Voor het beheren van beschikbaarheid op afdelingsniveau.
    • Functioneel Beheerder: Voor het beheren van de instellingen en gebruikersgroepen.

    Het toekennen van gebruikersgroepen kan via:

    • Beheer > Gebruikers > Gebruikers bewerken > Beheer

    Voor het aanpassen van (maatwerk) gebruikersgroepen:

    • Beheer > Gebruikersinstellingen > Gebruikersgroepen

Handige links

Stap 3: Instellingen beheren

De app Beschikbaarheid biedt diverse instellingen waarmee je de app kunt afstemmen op de specifieke behoeften van jouw organisatie. Het is belangrijk om vooraf te bepalen welke instellingen nodig zijn om een effectieve beschikbaarheidsregistratie en -planning te waarborgen. Dit omvat onder andere:

  • Instellen van beschikbare tijden en dagen: Bepaal de periodes waarop medewerkers beschikbaar kunnen zijn.
  • Definiëren van regels voor beschikbaarheid: Stel vast hoe beschikbaarheid moet worden geregistreerd en verwerkt.
  • Pauzes en afwezigheden beheren: Configureer instellingen voor pauzes en andere soorten afwezigheden.
  • Instellingen voor rapportages: Configureer hoe beschikbaarheidsinformatie gerapporteerd moet worden.

De configuratie van deze instellingen kan doorgaans worden gedaan door:

  • Manager: Voor het afstemmen van beschikbaarheid op afdelingsniveau.
  • Functioneel Beheerder: Voor het technische beheer en aanpassing van instellingen.

Deze instellingen zorgen ervoor dat de app Beschikbaarheid optimaal functioneert binnen de context van jouw organisatiebehoeften.

Handige links

Stap 4: Beschikbaarheid invoeren

  • Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid invoeren zowel via de mobiele app als via de webversie van de applicatie. Volg onderstaande stappen om je beschikbaarheid correct in te voeren.

    Via de Mobiele App:

    1. Log in op de App

      • Open de mobiele app Beschikbaarheid en log in met je persoonlijke accountgegevens.

    2. Toegang tot Beschikbaarheid

      • Klik op het ronde icoon met een vinkje onderin het scherm.

    3. Overzicht per Week

      • Je ziet nu een overzicht van je beschikbaarheid per week. Klik op de specifieke week waarvoor je je beschikbaarheid wilt invoeren.

    4. Beschikbaarheid per Dag

      • Selecteer per dag of je beschikbaar bent. Je hebt ook de mogelijkheid om specifieke tijden aan te geven, bijvoorbeeld als je alleen in de ochtend beschikbaar bent maar niet in de middag.

    5. Opslaan

      • Vergeet niet je ingevoerde beschikbaarheid op te slaan door de wijzigingen te bevestigen.

    Via de Webversie:

    1. Navigeren naar Beschikbaarheid

      • Ga naar Planning en Uren > Beschikbaarheid > Invoeren beschikbaarheid.

    2. Kies Invoermethode

      • Je hebt twee keuzes voor het invoeren van beschikbaarheid:
        • Beschikbaarheid invoeren per week
        • Beschikbaarheid invoeren per periode

      Beschikbaarheid invoeren per week:

      • Selecteer de gewenste week.
      • Geef per dag aan of je beschikbaar bent. Net als in de mobiele app, kun je ook specifieke tijden aangeven.

      Beschikbaarheid invoeren per periode:

      • Dit is handig voor standaardperiodes zoals reguliere maanden, hoogseizoen of vakantieperiodes.
      • Kies de startweek bij Vanaf en de eindweek bij Tot en met.
      • Geef aan hoeveel diensten je per week kunt werken.

    3. Opslaan

      • Klik op het diskette-icoon om je ingevoerde beschikbaarheid op te slaan.

    Gelukt! Je hebt nu je beschikbaarheid succesvol ingevoerd voor de opgegeven periode.

Handige links

Stap 5: Beschikbaarheid sluiten

Als manager is het belangrijk om de periode voor het opgeven van beschikbaarheid te beheren, zodat je zonder zorgen een rooster kunt opstellen. Hier lees je hoe je de mogelijkheid voor medewerkers om hun beschikbaarheid op te geven kunt afsluiten of heropenen.

Navigeer naar Planning en Uren > Beschikbaarheid > Status.

Op deze pagina kun je per week aangeven of medewerkers hun beschikbaarheid nog mogen opgeven. Dit helpt je om de beschikbaarheid op tijd te sluiten voordat je begint met het opstellen van het rooster. Dit voorkomt last-minute wijzigingen door medewerkers en zorgt voor een soepel planningsproces.

Bijvoorbeeld, als je elke vrijdag de planning voor de komende week maakt, kun je medewerkers vragen om hun beschikbaarheid uiterlijk donderdag aan het einde van de dag in te voeren. Sluit de beschikbaarheid op donderdag af, zodat je op vrijdag zonder zorgen het rooster kunt opstellen.

Beschikbaarheid Sluiten of Heropenen

Volg deze stappen om de beschikbaarheid te beheren:

  1. Zoek de Afdeling en Week

    • Zoek de afdeling op waarvoor je de beschikbaarheid wilt sluiten of openen.
    • Zoek de gewenste week op in de lijst.

  2. Aanpassen van de Status

    • Klik op het tandwielicoon naast de week om de status te wijzigen.
      • Open: Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid nog invoeren of aanpassen.
      • Gesloten: Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid niet meer invoeren of aanpassen.

  3. Heropenen indien nodig

    • Als je een week hebt gesloten en later besluit dat medewerkers toch nog hun beschikbaarheid mogen doorgeven, klik dan opnieuw op het tandwielicoon om de status te wijzigen van Gesloten naar Open.

Met deze stappen kun je effectief beheren wanneer medewerkers hun beschikbaarheid kunnen opgeven, zodat je tijdig een compleet rooster kunt maken.

Handige links

Stap 6: Beschikbaarheid rapporteren

  • Als manager kun je verschillende rapporten bekijken om een duidelijk overzicht te krijgen van de beschikbaarheid van medewerkers en hun contracturen. Deze rapporten helpen je om de beschikbaarheid per afdeling, regio of organisatie te analyseren en te beheren.

    Navigeren naar de Beschikbaarheidsrapporten

    1. Ga naar de Juiste Pagina
      • Navigeer naar Planning en Uren > Beschikbaarheid > Beschikbaarheid rapporten.

    Beschikbaarheid Rapporten

    Op deze pagina heb je de keuze uit vijf verschillende rapporten die je elk een specifiek overzicht geven:

    1. Dagoverzicht per organisatie

      • Dit rapport biedt een overzicht van de beschikbaarheid per medewerker op dagelijkse basis voor de gehele organisatie. Het laat zien wie op welke dag beschikbaar is en geeft inzicht in de verdeling van medewerkers over de dagen.

    2. Dagoverzicht per regio

      • Dit rapport toont de beschikbaarheid per medewerker op dagelijkse basis, gefilterd op regio. Handig om te zien hoe de beschikbaarheid zich verhoudt per regio binnen de organisatie.

    3. Dagoverzicht per afdeling

      • Dit rapport geeft een dagelijks overzicht van de beschikbaarheid per afdeling. Dit helpt bij het begrijpen van de beschikbaarheid binnen specifieke afdelingen.

    4. Weekoverzicht per regio

      • Dit rapport biedt een overzicht van de beschikbaarheid per medewerker voor de gehele week, gefilterd op regio. Ideaal om wekelijkse beschikbaarheidsinformatie per regio te beoordelen.

    5. Weekoverzicht per afdeling

      • Dit rapport laat de beschikbaarheid per medewerker zien voor de gehele week, specifiek per afdeling. Dit biedt een duidelijk overzicht van de beschikbaarheid binnen specifieke afdelingen over een weekperiode.

    Rapport Inhoud

    Elk rapport schetst een duidelijk beeld van:

    • De beschikbaarheid per medewerker.
    • Het aantal contracturen van elke medewerker.

    Deze rapporten zijn essentieel voor het effectief plannen en beheren van personeel op basis van hun beschikbaarheid en contracturen. Gebruik deze inzichten om je planningsstrategieën te optimaliseren.

Handige links

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over onze app Beschikbaarheid.

Hoe kan ik mijn beschikbaarheid voor een langere periode opgeven?

Ga naar ‘Beschikbaarheid → Per periode’, stel de begin- en eindweek in, en voer je beschikbaarheid per dag in. Dit laat je toe om meerdere weken tegelijk in te vullen en aan te passen.

Je kunt je ingevoerde beschikbaarheid bewerken tot de week is afgesloten door je manager. Ga naar de betreffende week, pas je beschikbaarheid aan en sla de wijzigingen opnieuw op.

Als manager kun je de beschikbaarheid van je afdeling afsluiten door naar ‘Afdeling → Beschikbaarheid → Status’ te gaan, de gewenste week te selecteren en de status naar ‘Gesloten’ te wijzigen om verdere wijzigingen door medewerkers te voorkomen.