Privacyverklaring Staff Support

Laatst bijgewerkt: 29 oktober 2026

Staff Support B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij gaan zorgvuldig om met de gegevens van klanten, medewerkers en gebruikers van onze website, software en mobiele applicatie.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe wij deze beschermen en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• De website www.staff.nl en bijbehorende webpagina’s.
• De software en online diensten van Staff Support.
• De mobiele applicatie van Staff Support voor Android en iOS.
• Het contact met Staff Support via e-mail, telefoon, formulieren en andere communicatiekanalen.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Staff Support B.V. is gevestigd in Nederland en bereikbaar via:

Staff Support B.V.
Website: https://staff.nl
E-mail: info@staff.nl
Telefoon: +31 (0) 10 218 98 66

Bij de verwerking van persoonsgegevens maken wij onderscheid tussen twee situaties.

Staff Support als verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt of rechtstreeks klant bent, bepaalt Staff Support voor de eigen bedrijfsactiviteiten het doel en de middelen van de betreffende gegevensverwerking.

Staff Support als verwerker

Wanneer een werkgever of andere organisatie onze personeelssoftware en mobiele app gebruikt, is deze organisatie doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke. De werkgever bepaalt welke personeelsgegevens worden vastgelegd, voor welke doeleinden deze worden gebruikt en wie toegang heeft.

Staff Support verwerkt deze gegevens namens de betreffende organisatie en volgens de gemaakte afspraken, waaronder de verwerkersovereenkomst.

Heeft u vragen over de verwerking van uw personeelsgegevens? Neem dan in eerste instantie contact op met uw werkgever.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de gebruikte diensten en functionaliteiten kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt.

Persoons- en contactgegevens

• Voor- en achternaam.
• E-mailadres en telefoonnummer.
• Adresgegevens.
• Geslacht, indien geregistreerd.
• Personeelsnummer of andere interne identificatiegegevens.
• Gegevens over de werkgever, afdeling en functie.

Account- en gebruikersgegevens

• Gebruikersnaam en accountgegevens.
• Gebruikersrollen en toegangsrechten.
• Gegevens die nodig zijn om gebruikers te identificeren en in te laten loggen.
• Technische gegevens over het gebruik van de software en app.

Personeelsplanning en tijdregistratie

• Werkroosters en geplande diensten.
• Beschikbaarheid en wijzigingen in de planning.
• Gewerkte uren en urenregistraties.
• Begin- en eindtijden van diensten.
• Aanwezigheidsregistraties en gerelateerde administratieve gegevens.

Verlof en verzuim

• Verlofaanvragen en verlofsaldi.
• Goedgekeurd en afgewezen verlof.
• Verzuimmeldingen en verzuimperioden.
• Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor verlof- en verzuimadministratie.

Bij verzuimgegevens kan sprake zijn van privacygevoelige informatie. Werkgevers mogen uitsluitend gezondheidsgegevens verwerken voor zover dit wettelijk is toegestaan. Medische diagnoses en andere niet-noodzakelijke medische informatie horen niet thuis in reguliere personeelsregistraties.

Communicatie en berichten

• Berichten die via de software of app worden verzonden en ontvangen.
• Mededelingen en notificaties.
• Communicatie rondom planning, beschikbaarheid, verlof en andere personeelszaken.

Technische gegevens

• IP-adres.
• Apparaat- en browsergegevens.
• Besturingssysteem en appversie.
• Inlogmomenten en technische loggegevens.
• Foutmeldingen en informatie die noodzakelijk is voor de beveiliging en werking van de software.

Niet iedere gebruiker verstrekt alle genoemde gegevens. Welke gegevens daadwerkelijk worden verwerkt, is afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten en de inrichting door de betreffende organisatie.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor vooraf bepaalde en gerechtvaardigde doeleinden.

Website en klantcontact

• Beantwoorden van vragen en contactverzoeken.
• Opstellen en opvolgen van offertes.
• Uitvoeren en beheren van overeenkomsten.
• Verlenen van ondersteuning en klantenservice.
• Verbeteren en beveiligen van onze website en dienstverlening.

Software en mobiele app

• Aanmaken en beheren van gebruikersaccounts.
• Veilige toegang bieden tot de software en app.
• Inzicht geven in werkroosters en diensten.
• Registreren en beheren van gewerkte uren.
• Aanvragen en beheren van verlof.
• Administreren van verzuim en afwezigheid.
• Ondersteunen van personeelsplanning en personeelsadministratie.
• Mogelijk maken van communicatie tussen werkgevers en medewerkers.
• Verzenden van relevante berichten en notificaties.
• Onderhouden, verbeteren en beveiligen van de software.

Staff Support gebruikt de personeelsgegevens die namens werkgevers worden verwerkt niet voor eigen marketingdoeleinden.

4. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij gegevens?

Voor verwerkingen waarvoor Staff Support zelf verwerkingsverantwoordelijke is, baseren wij ons, afhankelijk van het doel, op een van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer verwerking noodzakelijk is om onze dienstverlening uit te voeren.
• Wettelijke verplichting: wanneer wij gegevens moeten verwerken of bewaren op grond van toepasselijke wetgeving.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor passende beveiliging, bedrijfsvoering en het verbeteren van onze diensten, mits dit belang niet zwaarder weegt dan de rechten en vrijheden van betrokkenen.
• Toestemming: wanneer de wet specifieke toestemming vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde vormen van marketing of niet-noodzakelijke cookies.

Voor personeelsgegevens in de software en app bepaalt de werkgever als verwerkingsverantwoordelijke welke wettelijke grondslagen van toepassing zijn.

Staff Support verwerkt deze gegevens als verwerker in opdracht van de werkgever.

5. Gebruik van de mobiele applicatie

De mobiele applicatie van Staff Support biedt medewerkers en andere geautoriseerde gebruikers toegang tot personeelsinformatie en relevante functionaliteiten.

Afhankelijk van de inrichting door de werkgever kunnen gebruikers onder andere:

• Hun persoonlijke werkrooster bekijken.
• Beschikbaarheid en geplande diensten inzien.
• Gewerkte uren registreren of controleren.
• Verlof aanvragen en de status daarvan bekijken.
• Verzuim of afwezigheid melden.
• Berichten en mededelingen ontvangen.
• Persoonlijke accountgegevens bekijken of beheren.

Voor het gebruik van deze functies verwerkt de app gegevens die noodzakelijk zijn om de betreffende diensten te leveren.

De toegang tot gegevens wordt bepaald door de gebruikersrechten en de inrichting van de software door de organisatie.

De app kan technische gegevens verwerken voor authenticatie, beveiliging, foutopsporing en het correct functioneren van de dienstverlening.

Indien de app gebruikmaakt van apparaatmachtigingen, zoals notificaties of toegang tot specifieke apparaatfuncties, worden deze uitsluitend gebruikt voor de bijbehorende functionaliteiten en overeenkomstig de toepasselijke privacyregels.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Staff Support verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Wij delen gegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens toegankelijk zijn voor:

• De werkgever of organisatie die gebruikmaakt van onze software.
• Geautoriseerde medewerkers en beheerders binnen die organisatie.
• Hosting- en infrastructuurleveranciers.
• IT-dienstverleners die betrokken zijn bij beheer, beveiliging en technische ondersteuning.
• Andere dienstverleners die noodzakelijk zijn voor de werking van onze software en app.
• Bevoegde overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij passende contractuele afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Staff Support neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik en onrechtmatige verwerking.

Daarbij besteden wij aandacht aan:

• Toegangsbeveiliging en gebruikersautorisaties.
• Bescherming van gebruikersaccounts.
• Veilige opslag en overdracht van gegevens.
• Beperking van toegang tot bevoegde personen.
• Beheer en onderhoud van de software.
• Het voorkomen, signaleren en afhandelen van beveiligingsincidenten.

De beveiligingsmaatregelen worden afgestemd op de aard en gevoeligheid van de verwerkte persoonsgegevens en de risico’s van de verwerking.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn vereist.

Voor onze eigen bedrijfsadministratie en klantcontactgegevens hanteren wij bewaartermijnen die aansluiten bij de toepasselijke wettelijke verplichtingen en de noodzaak van de betreffende verwerking.

Wanneer geen overeenkomst tot stand komt, bewaren wij gegevens uit offerte- en contactverzoeken in beginsel niet langer dan één jaar, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk en gerechtvaardigd is.

Voor personeelsgegevens in de software en mobiele app bepaalt de werkgever als verwerkingsverantwoordelijke de toepasselijke bewaartermijnen.

Staff Support bewaart en verwijdert deze gegevens overeenkomstig de afspraken met de betreffende organisatie, de verwerkersovereenkomst en toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Na beëindiging van de dienstverlening worden persoonsgegevens volgens de contractuele afspraken teruggegeven of verwijderd, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht is.

9. Account verwijderen en gegevens laten verwijderen

Gebruikers van de Staff Support-software en mobiele app kunnen verzoeken indienen voor het verwijderen van hun account of persoonsgegevens.

Gebruikt u Staff Support via uw werkgever?

Dan adviseren wij u om contact op te nemen met uw werkgever of de beheerder van uw organisatie. Deze organisatie is doorgaans verantwoordelijk voor het beheer van uw personeelsgegevens en de beoordeling van verwijderverzoeken.

U kunt ook contact opnemen met Staff Support via info@staff.nl. Wij beoordelen het verzoek en zorgen waar nodig voor afstemming met de betreffende verwerkingsverantwoordelijke.

Het verwijderen of deactiveren van een gebruikersaccount betekent niet automatisch dat alle bijbehorende personeelsgegevens onmiddellijk worden verwijderd. Bepaalde gegevens moeten mogelijk bewaard blijven vanwege wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde administratieve doeleinden.

Wanneer een verzoek tot verwijdering wordt ingewilligd, worden de betreffende gegevens verwijderd voor zover verdere bewaring niet noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Verzoeken kunnen worden ingediend via: info@staff.nl

10. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u, afhankelijk van de omstandigheden, verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U kunt onder andere verzoeken om:

• Inzage in uw persoonsgegevens.
• Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering van persoonsgegevens.
• Beperking van de verwerking.
• Overdracht van persoonsgegevens, wanneer dit recht van toepassing is.
• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
• Intrekking van eerder gegeven toestemming, wanneer de verwerking daarop is gebaseerd.

Wanneer Staff Support zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u uw verzoek rechtstreeks indienen via info@staff.nl.

Voor gegevens die door uw werkgever worden beheerd via onze software, kunt u uw verzoek indienen bij uw werkgever. Staff Support ondersteunt de werkgever waar nodig bij de afhandeling.

Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te verifiëren, zodat persoonsgegevens niet aan onbevoegden worden verstrekt. Verstuur niet ongevraagd een kopie van uw identiteitsbewijs.

Verzoeken worden behandeld binnen de termijnen die de AVG voorschrijft, in beginsel binnen één maand na ontvangst.

11. Cookies en websitegebruik

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën om de website correct te laten functioneren, voorkeuren te onthouden en inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Wij maken onderscheid tussen:

• Functionele cookies: noodzakelijk voor de werking en beveiliging van de website.
• Analytische cookies: bedoeld om het gebruik en de prestaties van onze website te analyseren.
• Overige cookies: bijvoorbeeld voor aanvullende functies of marketing, voor zover deze daadwerkelijk worden gebruikt.

Wanneer wettelijk vereist, vragen wij vooraf toestemming voor het plaatsen of uitlezen van niet-noodzakelijke cookies.

U kunt uw cookievoorkeuren aanpassen via de beschikbare cookie-instellingen op onze website of via de instellingen van uw browser.

12. Doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt door dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige grondslag voor internationale doorgifte bestaat en passende waarborgen worden toegepast, voor zover de AVG dit vereist.

Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door gebruik te maken van goedgekeurde standaardcontractbepalingen en aanvullende maatregelen waar nodig.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Staff Support kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, software, mobiele app of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie is altijd beschikbaar via:

https://staff.nl/privacyverklaring/

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen wanneer dit wettelijk vereist is.

14. Vragen en klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens door Staff Support?

Neem dan contact met ons op:

Staff Support B.V.
E-mail: info@staff.nl
Telefoon: +31 (0) 10 218 98 66
Website: https://staff.nl

Wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet op de juiste manier worden verwerkt, kunt u contact opnemen met Staff Support of, wanneer het personeelsgegevens betreft, uw werkgever.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl