Om optimaal gebruik te maken van de app Planning in Staff Support, biedt deze documentatie een duidelijke procesbeschrijving. U vindt hier handleidingen voor zowel de inrichting van de app als specifieke werkinstructies voor de gebruikers binnen uw organisatie. Deze informatie helpt u om volledig inzicht te krijgen in het planningsproces, van het opstellen van roosters tot het beheren van de ingeplande diensten.
Om optimaal gebruik te maken van de app Planning, is het belangrijk dat de inrichting goed aansluit bij het werkproces. Dit begint met het helder definiëren van een aantal zaken:
– Wie is verantwoordelijk voor het beheren van de instellingen?
– Wie moet de planningen binnen de organisatie opstellen en beheren?
– Wie is verantwoordelijk voor het goedkeuren van de gemaakte planningen?
– Wie mogen er rapportages over de planning raadplegen?
– Wie is verantwoordelijk voor het doorzetten van de planningen naar de betrokken afdelingen?
Zodra deze punten duidelijk zijn, kun je de planningen en verantwoordelijkheden binnen de app Planning instellen. Dit doe je in de volgende stap. Het overzicht in de app biedt vervolgens een helder beeld van de planningsstatus binnen de organisatie.
Zodra je hebt vastgesteld welke functionaliteiten een medewerker nodig heeft, kun je de juiste rechten toekennen door middel van een gebruikersgroep. Hiervoor heb je de volgende opties:
Navigeer hiervoor naar de pagina Beheer > Gebruikers > Gebruikers bewerken > Beheer en ken de overeengekomen gebruikersgroepen voor de app Planning toe.
Elke medewerker ontvangt een specifieke set rechten waarmee zij de toegewezen verantwoordelijkheden binnen hun account kunnen uitvoeren. Deze rechten kunnen op elk moment worden aangepast, bijvoorbeeld wanneer iemand een andere functie gaat vervullen.
Nadat de rechten zijn toegekend, kun je beginnen met het inrichten van de planningstool binnen de app Planning. Dit zorgt ervoor dat de planningen efficiënt en overzichtelijk worden beheerd. Volg deze stappen:
Creëer en Beheer Planningen:
Automatisch Roosteren:
Roostergroepen en Regio Roosteren:
Tijdelijke Medewerkers:
Diensten Ruilen:
Instellen van Vervanging en Vrije Dagen:
Deze stap zorgt ervoor dat de planningstool volledig is afgestemd op de behoeften van de organisatie en dat de planning nauwkeurig en efficiënt wordt beheerd, met alle beschikbare functionaliteiten optimaal benut.
Om een gestructureerd en effectief rooster op te zetten, is het belangrijk om de verschillende diensten goed aan te maken. Volg deze stappen om de diensten in te voeren in de app Planning:
Navigeer naar Diensten Instellingen:
Voeg Diensten Toe:
Koppel Diensten (Optioneel):
Deze stap zorgt ervoor dat alle diensten correct zijn ingesteld en dat je een duidelijk overzicht hebt van de beschikbare diensten in het planningssysteem.
Voor een efficiënte planning kun je een roostersjabloon aanmaken. Volg deze stappen om een sjabloon te creëren in de app Planning:
Navigeer naar Roostersjablonen:
Voeg een Nieuw Sjabloon Toe:
Opslaan van Sjabloon Instellingen:
Maak het Dienstenrooster:
Kopieer Roosterinstellingen:
Opslaan en Beheer:
Je hebt nu succesvol een roostersjabloon aangemaakt. Het is mogelijk om meerdere roostersjablonen aan te maken voor verschillende tijden van het jaar, zoals voor drukke periodes of vakantieseizoenen.
Nadat je het roostersjabloon hebt aangemaakt, kun je beginnen met het inplannen van medewerkers voor de diensten. Dit kan per week of per maand worden gedaan. Volg deze stappen om het rooster te vullen in de app Planning:
Navigeer naar Roosterinvoer:
Plan Medewerkers In:
Controleer en Vul Aan:
Voor meer informatie over het aanvragen van diensten binnen de regio of bij een externe organisatie, lees je verder in stap 7 t/m 9.
Nadat je regiokrachten hebt aangevraagd, is het tijd om de openstaande diensten te vullen. Volg deze stappen om de aanvragen te beheren en de diensten te vullen:
Toegang tot Regioplanner:
Bekijk en Beheer Aanvragen:
Inroosteren van Regiokrachten:
Controleer en Beheer Conflicten:
Publiceren van het Rooster:
Herzien en Finaliseren:
Met deze stappen zorg je ervoor dat alle openstaande diensten effectief worden ingevuld door regiokrachten, en het rooster klaar is voor publicatie.
Als je na het invullen van regiokrachten nog niet alle diensten hebt kunnen vullen, kun je externe organisaties benaderen voor aanvullende invulling. Volg deze stappen om de uitvraag te doen:
Identificeer Openstaande Diensten:
Voorbereiden van de Uitvraag:
Contact met Externe Organisatie:
Monitor en Beheer Antwoorden:
Invoeren van Externe Medewerkers:
Publiceren en Communiceren:
Documenteren en Evalueren:
Door deze stappen te volgen, kun je effectief omgaan met openstaande diensten die niet intern zijn ingevuld, en zorg je voor een volledig en goed beheerd rooster.
Voordat je het rooster definitief publiceert, is het belangrijk om een grondige controle uit te voeren om ervoor te zorgen dat alles correct is ingevoerd en er geen fouten zijn. Volg deze stappen om het rooster te controleren:
Toegang tot de Roosterpagina:
Controleer Geverifieerde Roosters:
Verifieer Externe Medewerkers:
Controleer Activiteiten en Functies:
Herzien van Opmerkingen en Notificaties:
Finale Goedkeuring:
Na de controle van het rooster is het tijd om het definitieve rooster te publiceren. Volg deze stappen om het rooster te publiceren en te communiceren naar alle betrokkenen:
Publiceren van het Rooster:
Voeg Publicatieopmerkingen Toe:
Klik op “Publiceren”:
Controleer Publicatie:
Door deze stappen te volgen, zorg je ervoor dat het rooster correct wordt gecontroleerd en gepubliceerd, zodat alle medewerkers op tijd op de hoogte zijn van hun dienstroosters.
Het ruilen van diensten kan zowel door medewerkers als door managers worden beheerd. Hier volgt een gedetailleerde uitleg over beide rollen in het proces van het ruilen van diensten:
Via de Browser:
Navigeer naar je Rooster:
Ruilverzoek Initiëren:
Verzoek Intrekken:
Verzoeken van Collega’s Beheren:
Via de Medewerker App:
Ruilverzoek Indienen:
Ruilverzoek Intrekken:
Inschrijven op Ruilverzoeken van Collega’s:
Toegang tot Ruilverzoeken:
Overzicht en Goedkeuring:
Beheer van Ruilverzoeken:
Ruilverzoeken Behandelen:
Instellingen voor Ruilen:
Door deze stappen te volgen, kunnen medewerkers eenvoudig diensten ruilen en kunnen managers ruilverzoeken efficiënt beheren, wat bijdraagt aan een soepel lopende planning en roosterbeheer.
In deze stap leer je hoe je rapporten genereert en gegevens exporteert vanuit het systeem om de prestaties en planning te analyseren en te delen met anderen.
Toegang tot Rapportage:
Selectie van Rapporttype:
Instellen van Rapportparameters:
Rapport Genereren:
Rapport Analyse:
Rapport Delen:
Toegang tot Exportfunctionaliteit:
Selectie van Gegevens voor Export:
Bestandsindeling:
Exporteren:
Controleren en Gebruik:
Door deze stappen te volgen, kun je effectief rapportages en exportbestanden genereren die helpen bij het monitoren van de prestaties, het maken van strategische beslissingen, en het delen van belangrijke informatie met belanghebbenden.
Veelgestelde vragen over onze app Planning.
Je kunt wijzigingen aanbrengen door direct op het betreffende veld in het rooster te klikken. Gebruik sneltoetsen zoals CTRL + C om een dienst te kopiëren en CTRL + V om deze elders in het rooster te plakken. Voor grotere aanpassingen, zoals het verwisselen van diensten tussen medewerkers, kun je drag-and-drop functionaliteit gebruiken, wat het proces efficiënt en snel maakt.
Zorg ervoor dat je het rooster publiceert zodra het is afgerond. Gebruik de ‘Rooster publiceren’ knop om het rooster beschikbaar te maken voor alle medewerkers. Ze ontvangen een notificatie via e-mail of via de app dat hun rooster klaar staat.
Dit helpt bij het waarborgen dat iedereen toegang heeft tot hun roosterinformatie wel op tijd en verhoogt de algemene tevredenheid en operationele efficiëntie.
Wanneer een medewerker aangeeft niet beschikbaar te zijn voor een reeds geplande dienst, kun je het rooster direct aanpassen door een andere gekwalificeerde medewerker in te plannen.
Raadpleeg de beschikbaarheidsgegevens van andere teamleden of gebruik de functie voor het vinden van passende medewerkers, die filtert op basis van competenties en beschikbaarheid. Dit zorgt ervoor dat de diensten adequaat gevuld blijven zonder de werkdruk onevenredig te verhogen.
Wij staan voor je klaar zodat je het beste kunt halen uit jouw Staff omgeving
