Handleiding App Bibliotheek

Optimaal gebruik van de App Bibliotheek in Staff Support door een duidelijke procesbeschrijving.
Handleidingen voor de inrichting en een werkinstructie per gebruiker in uw organisatie.
Zo heb je altijd toegang tot essentiële documenten en kennisbronnen binnen je organisatie.

1. Rolverdeling 2. Rechten toekennen 3. Instellingen beheren Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 8 Stap 9 Stap 10 FAQ
Steps 1 Steps 3 Steps 5 Steps 7 Steps 9
Steps 2 Steps 4 Steps 6 Steps 8 Steps 10
Support - Handleidingen - Bibliotheek

Stap 1: Rolverdeling

Een efficiënt documentbeheerproces begint met het vastleggen van taken en verantwoordelijkheden:

  • Wie uploadt en beheert de documenten in de bibliotheek?
  • Wie controleert en valideert de documenten voordat ze worden gepubliceerd?
  • Wie voert de eindcontrole uit en zorgt voor de naleving van documentatie- en archiveringsnormen?
  • Wie rapporteert over de status en toegankelijkheid van de documenten, en wie kan deze rapportages raadplegen?
  • Wie is verantwoordelijk voor het onderhoud en de updates van de instellingen van de bibliotheek?
  • Wie beheert de gebruikersinstellingen en toegang tot de documenten in de bibliotheek?

Gebruik een RACI-tabel (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) om deze rollen en verantwoordelijkheden duidelijk vast te leggen, zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt en op welk moment.

Handige links

Stap 2: Rechten toekennen

Zorg ervoor dat elke gebruiker de juiste toegang heeft tot de bibliotheek op basis van hun rol. Staff Support adviseert het groeperen van gebruikers in groepen met specifieke rechten. Voor de app Bibliotheek ondersteunt Staff Support de volgende gebruikersgroepen:

  • Medewerker
  • Teamleider
  • Manager
  • Functioneel beheer

Toekenning van gebruikersgroepen kan via: Beheer > Gebruikers > Gebruikers bewerken > Beheer

Voor het aanpassen van (maatwerk) gebruikersgroepen: Beheer > Gebruikersinstellingen > Gebruikersgroepen

Handige links

Stap 3: Instellingen beheren

De app Bibliotheek kan worden afgestemd op de behoeften van uw organisatie door verschillende instellingen te configureren. Dit omvat de afstemming van documentbeheerinstellingen en toegangsmogelijkheden.

Instellingen kunnen onder andere omvatten:

  • Documentcategorieën en -structuren
  • Instellingen voor documentversiebeheer en -archivering
  • Beperkingen en machtigingen voor documenttoegang
  • Integraties met andere systemen voor documentbeheer
  • Instellingen voor documentdistributie en -publicatie

Veel van deze instellingen kunnen zowel collectief als individueel worden ingesteld om te voldoen aan de specifieke behoeften van uw organisatie.

Handige links

Stap 4: Collectief de uren overnemen van vorig jaar

Lorem Ipsum is simply dummy text of the printing and typesetting industry.

Lorem Ipsum has been the industry’s standard dummy text ever since the 1500s, when an unknown printer took a galley of type and scrambled it to make a type specimen book. It has survived not only five centuries, but also the leap into electronic typesetting, remaining essentially unchanged.

It was popularised in the 1960s with the release of Letraset sheets containing Lorem Ipsum passages, and more recently with desktop publishing software like Aldus PageMaker including versions of Lorem Ipsum.

Handige links

Stap 5: Collectief de uren toeknnen naar rato voor oproepkrachten

Lorem Ipsum is simply dummy text of the printing and typesetting industry.

Lorem Ipsum has been the industry’s standard dummy text ever since the 1500s, when an unknown printer took a galley of type and scrambled it to make a type specimen book. It has survived not only five centuries, but also the leap into electronic typesetting, remaining essentially unchanged.

It was popularised in the 1960s with the release of Letraset sheets containing Lorem Ipsum passages, and more recently with desktop publishing software like Aldus PageMaker including versions of Lorem Ipsum.

Handige links

Stap 6: Toegekende uren opnieuw verstrekken

Lorem Ipsum is simply dummy text of the printing and typesetting industry.

Lorem Ipsum has been the industry’s standard dummy text ever since the 1500s, when an unknown printer took a galley of type and scrambled it to make a type specimen book. It has survived not only five centuries, but also the leap into electronic typesetting, remaining essentially unchanged.

It was popularised in the 1960s with the release of Letraset sheets containing Lorem Ipsum passages, and more recently with desktop publishing software like Aldus PageMaker including versions of Lorem Ipsum.

Handige links

Stap 7: Omzet saldo medewerker inzien

Lorem Ipsum is simply dummy text of the printing and typesetting industry.

Lorem Ipsum has been the industry’s standard dummy text ever since the 1500s, when an unknown printer took a galley of type and scrambled it to make a type specimen book. It has survived not only five centuries, but also the leap into electronic typesetting, remaining essentially unchanged.

It was popularised in the 1960s with the release of Letraset sheets containing Lorem Ipsum passages, and more recently with desktop publishing software like Aldus PageMaker including versions of Lorem Ipsum.

Handige links

Stap 8: Ingrepen doen op de saldi van medewerkers

Lorem Ipsum is simply dummy text of the printing and typesetting industry.

Lorem Ipsum has been the industry’s standard dummy text ever since the 1500s, when an unknown printer took a galley of type and scrambled it to make a type specimen book. It has survived not only five centuries, but also the leap into electronic typesetting, remaining essentially unchanged.

It was popularised in the 1960s with the release of Letraset sheets containing Lorem Ipsum passages, and more recently with desktop publishing software like Aldus PageMaker including versions of Lorem Ipsum.

Handige links

Stap 9: Collectief de startwaarden aanpassen

Lorem Ipsum is simply dummy text of the printing and typesetting industry.

Lorem Ipsum has been the industry’s standard dummy text ever since the 1500s, when an unknown printer took a galley of type and scrambled it to make a type specimen book. It has survived not only five centuries, but also the leap into electronic typesetting, remaining essentially unchanged.

It was popularised in the 1960s with the release of Letraset sheets containing Lorem Ipsum passages, and more recently with desktop publishing software like Aldus PageMaker including versions of Lorem Ipsum.

Handige links

Step 10: Instructie naar medewerkers voor uren invoeren app

Lorem Ipsum is simply dummy text of the printing and typesetting industry.

Lorem Ipsum has been the industry’s standard dummy text ever since the 1500s, when an unknown printer took a galley of type and scrambled it to make a type specimen book. It has survived not only five centuries, but also the leap into electronic typesetting, remaining essentially unchanged.

It was popularised in the 1960s with the release of Letraset sheets containing Lorem Ipsum passages, and more recently with desktop publishing software like Aldus PageMaker including versions of Lorem Ipsum.

Handige links

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over onze app Verlof.

Hoe bouw ik achteraf alsnog het verlof op voor een medewerker?

Dit kan op 2 manieren, je kan namelijk de stappen van het collectief toekennen doorlopen en alleen de gewenste medewerker selecteren. Of het eenvoudiger alternatief is het gebruik van de “Opnieuw verstrekken” optie. Hoewel deze opnieuw heet, kan je deze ook gebruiken indien het nog nooit is uitgevoerd.

Hier gaat niets mis. Een verlof geval betekent dat er verlof is aangevraagd en/of is goedgekeurd. Indien een medewerker alleen verlof heeft aangevraagd komt dat hier ook te staan.

De medewerker heeft hiermee namelijk de intentie uitgesproken om niet te komen werken die periode. Indien het verlof nog niet is goedgekeurd wil je tijdens het plannen er nog wel van op de hoogte zijn iemand niet van plan is om te komen.

Moet de medewerker toch komen werken? Dan moet het verlof nog worden afgekeurd. Wordt het goedgekeurd, dan blijft het uitroepteken staan.

Neem contact op met onze Support afdeling.