Handleiding Sollicitaties

Handleiding App Sollicitaties

Optimaal gebruik van de App Sollicitaties in Staff Support door een duidelijke procesbeschrijving.
Handleidingen voor de inrichting en een werkinstructie per gebruiker in uw organisatie.
Zo heb je volledig inzicht in het sollicitatieproces, van kandidaatregistratie tot werving.

1. Rolverdeling 2. Rechten toekennen 3. Instellingen 4. Invoeren 5. Uitvragen 6. In dienst nemen FAQ

Steps 1 Steps 3 Steps 5 Steps 7 Steps 9

Steps 2 Steps 4 Steps 6 Steps 8 Steps 10

Support - Handleidingen - Sollicitaties

Stap 1: Rolverdeling

Een goed sollicitatieproces begint met het vastleggen van taken en verantwoordelijkheden:

Wie is verantwoordelijk voor het aanmaken en beheren van vacatures?
Wie voert de eerste screening van sollicitanten uit?
Wie organiseert de sollicitatiegesprekken en maakt de selectie?
Wie heeft toegang tot en mag rapportages over sollicitaties en wervingsprestaties inzien?
Wie beheert de instellingen en toegangsrechten voor de sollicitaties?

Het vastleggen van deze rolverdeling is essentieel voor een gestructureerd en efficiënt wervingsproces. Gebruik een RACI-tabel (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) om de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren, zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.

Handige links

Stap 2: Rechten toekennen

Zorg ervoor dat elke gebruiker de juiste toegang heeft tot sollicitatiegegevens op basis van hun rol. Staff Support adviseert het bundelen van gebruikers in groepen met specifieke rechten. Voor de app Sollicitaties ondersteunt Staff Support de volgende gebruikersgroepen:

Recruiter
Manager afdeling
HR-manager
Functioneel beheer

Toekenning van gebruikersgroepen kan via: Beheer > Gebruikers > Gebruikers bewerken > Beheer

Voor het aanpassen van (maatwerk) gebruikersgroepen: Beheer > Gebruikersinstellingen > Gebruikersgroepen

Handige links

Stap 3: Instellingen beheren

De app Sollicitaties kan door middel van diverse instellingen op maat worden ingericht voor uw organisatie. Deze instellingen helpen u bij het beheren van vacatures, sollicitanten en het selectieproces.

Onder instellingenbeheer vallen onder andere:

Beheer van vacaturestructuren en -toewijzingen
Instellingen voor het volgen van sollicitanten en wervingsprocessen
Toegangsrechten voor het beheren en inzien van sollicitatiegegevens
Instellingen voor rapportages en analyses van het wervingsproces
Integraties met andere HR- en managementtools

Veel van deze instellingen kunnen zowel collectief als individueel worden ingesteld, afhankelijk van de specifieke behoeften van uw organisatie.

Handige links

Stap 4: Sollicitatie invoeren

Deze functionaliteit is er voor bedoeld om de intake van een nieuwe medewerker en het invoeren van medewerker stamgegevens makkelijker en minder foutgevoelig te maken. Doordat de kandidaat / medewerker zijn eigen gegevens invult, hoeft de werkgever deze niet meer over te typen. De door de medewerker aangeleverde gegevens kunnen hergebruikt worden in de “Wizard nieuwe medewerker”. Je kan deze functionaliteit alleen raadplegen op organisatieniveau.

Handige links

Handleiding: Invoeren nieuwe medewerker

Stap 5: Formulieren uitvragen

Om de sollicitatie compleet te maken kunnen er formulieren uitgevraagd worden. Hierdoor krijgt de sollicitant het formulier per mail. Zij kunnen dan zelf de NAW gegevens invullen.

Handige links

Handleiding: Intakeformulier nieuwe medewerker

Stap 6: In dienst nemen, gebruiker aanmaken

Zodra alle gegevens zijn ingevuld en het contract is ingevoerd, kan het contract ondertekend worden. Hierna kun je de nieuwe medewerker gemakkelijk met de knop “In dienst nemen”. Hierna kun je de gebruiker aanmaken zodat de nieuwe medewerker de software kan gebruiken.