Handleiding Dienstverband

Handleiding App Dienstverband

Optimaal gebrui van de App Dienstverband in Staff Support door een duidelijke procesbeschrijving. Handleidingen voor de inrichting en een werkinstructie per gebruiker in uw organisatie. Zo heb je het volledige inzicht in de dienstverbanden van uw medewerkers.

1. Rolverdeling 2. Rechten toekennen 3. Instellingen 4. Overzicht 5. Beheren 6. Contract 7. Werkschema 8. CAO FAQ

Steps 1 Steps 3 Steps 5 Steps 7 Steps 9

Steps 2 Steps 4 Steps 6 Steps 8 Steps 10

Support - Handleidingen - Dienstverband

Stap 1: Rolverdeling

Voor een effectief beheer van dienstverbanden is het essentieel om duidelijk te definiëren wie welke taken uitvoert. Hieronder volgen de belangrijkste verantwoordelijkheden binnen de app Dienstverband:

Wie mag een dienstverband aanmaken en contracten opstellen?
Wie is verantwoordelijk voor het opstellen en beheren van werkschema’s en deze toevoegen aan de dienstverbanden?
Wie bepaalt welke typen dienstverbanden worden toegewezen binnen de organisatie?
Wie verzorgt de aanpassing van dienstverbanden bij wijzigingen in contracten of werkschema’s?
Wie beoordeelt en verwerkt aanvragen voor wijzigingen in dienstverbanden?
Wie is verantwoordelijk voor de communicatie met medewerkers over hun dienstverbanden en contracten?

Het vastleggen van deze rolverdeling is cruciaal voor een gestructureerd en efficiënt proces. Staff Support adviseert het gebruik van een RACI-tabel (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) om duidelijk te maken wie welke verantwoordelijkheden heeft, op welk moment en op welke manier.

Handige links

Stap 2: Rechten toekennen

Na het vaststellen van het werkproces, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat iedere medewerker de juiste toegang tot de app Dienstverband heeft. Staff Support adviseert het creëren van specifieke gebruikersgroepen die verschillende sets van rechten en verantwoordelijkheden ontvangen. Op deze manier kan iedere medewerker efficiënt zijn of haar taken uitvoeren, terwijl het beheer van toegang eenvoudig en overzichtelijk blijft.

Voor de app Dienstverband ondersteunt Staff Support de volgende gebruikersgroepen:

Medewerker
Manager afdeling
Manager regio
Manager organisatie
Manager contractant
Functioneel beheer

Het toekennen van deze gebruikersgroepen en het instellen van toegang kan worden beheerd via:

Beheer > Gebruikers > Gebruikers bewerken > Beheer

Voor het aanpassen van (maatwerk) gebruikersgroepen ga je naar:

Beheer > Gebruikersinstellingen > Gebruikersgroepen

Handige links

Stap 3: Instellingen beheren

Voordat je kunt beginnen met het beheren van dienstverbanden, dien je ook de instellingen juist te hebben staan.

Handige links

Stap 4: Overzicht

In het overzicht van dienstverbanden kun je de medewerkers per afdeling inzien en beheren. Dit overzicht is te vinden via:

Personeel en Organisatie > Dienstverband > Overzicht

In dit overzicht zie je een lijst van medewerkers per geselecteerde afdeling. Door op een specifieke medewerker te klikken, ga je naar de Stamgegevens Dienstverband-pagina. Op deze pagina vind je alle relevante informatie over het dienstverband van de medewerker en kun je eventuele aanpassingen doorvoeren.

Handige links

Stap 5: Dienstverband beheren

Stap 5 gaat over het beheren van een dienstverband. Dit omvat verschillende acties zoals:

– Medewerker opnieuw in dienst nemen
– Overgang naar andere organisatie
– Medewerker uit dienst melden
– Medewerker per ongeluk uit dienst (herstellen)
– Wat te doen bij fout in overgang naar andere organisatie
– Aanpassen van arbeidsduur of werkrooster
– Wijzigen van functietitel of rolomschrijving
– Bijwerken van salarisgegevens of looncomponenten

Handige links

Stap 6: Contract beheren

Bij het beheren van het contract kunnen verschillende wijzigingen doorgevoerd worden. Bijvoorbeeld het salaris, reiskosten of een nieuwe functie.

Handige links

Stap 7: Werkschema aanpassen

Het werkschema is een hulpmiddel om de (uren)registratie norm van een medewerker te bepalen. Op basis van deze registratienorm worden berekeningen in het systeem gedaan zoals berekening van TVT (overuren) en ook Spaaruren.

Het werkschema dient niet als rooster geïnterpreteerd te worden, het is immers niet een aanwezigheidsplicht. Het werkschema vertegenwoordigt het werkritme en uren die een medewerker zou moeten registreren om aan de norm te voldoen.

Handige links

Uitleg: Werkschema

Stap 8: CAO

In Staff is het mogelijk om aan een medewerker een cao te koppelen. We refereren met deze cao aan een ingerichte set rekenregels op basis waarvan het systeem al zijn berekeningen uit kan voeren.