Handleiding Beschikbaarheid

De “Beschikbaarheid” app is ontworpen om zowel werknemers als managers te ondersteunen bij het efficiënt beheren van beschikbaarheid en het plannen van werkroosters. Met deze tool kun je snel en gemakkelijk je beschikbaarheid opgeven, beheren en aanpassen, wat zorgt voor een naadloze integratie met de planningseisen van je organisatie.

1. Proces 2. Rechten en rollen 3. Instelling beheren 4. Beschikbaarheid invoeren 5. Beschikbaarheid sluiten 6. Rapporteren FAQ
Steps 1 Steps 3 Steps 5 Steps 7 Steps 9
Steps 2 Steps 4 Steps 6 Steps 8 Steps 10
Support - Handleidingen - Verlof

Stap 1: Proces bepalen

Als medewerker moet je jouw eigen beschikbaarheid instellen om de roostermaker te helpen bij het efficiënt plannen van werkroosters. Ga naar het menu ‘Persoon > Aan-Afwezigheid > Beschikbaarheid > Per week’ om te beginnen:

  • Selecteer de betreffende week waarvoor je jouw beschikbaarheid wilt opgeven.
  • Geef per dag aan of je beschikbaar bent en voeg eventuele opmerkingen toe waarom je wel of niet beschikbaar bent op bepaalde tijden.
  • Het opslaan van je beschikbaarheid zorgt ervoor dat de planner rekening kan houden met jouw voorkeuren en verplichtingen.

Handige links

Stap 2: Deel de rechten en de rollen uit volgens de overeengekomen verantwoordelijkheden

  • Navigeer naar ‘Persoon > Aan-Afwezigheid > Beschikbaarheid > Per week’.
  • Kies de week waarvoor je beschikbaarheid wilt opgeven.
  • Geef per dag aan of je beschikbaar of niet beschikbaar bent, en voeg eventuele opmerkingen toe voor specifieke dagen.
  • Deze stap helpt bij het accuraat communiceren van je beschikbare uren aan de roostermakers.

Handige links

Stap 3: Instellingen beheren

Als je voor langere tijd je beschikbaarheid wilt aangeven:

  • Ga naar ‘Persoon > Aan-Afwezigheid > Beschikbaarheid > Per periode’.
  • Stel de periode in waarvoor je beschikbaarheid wilt invullen.
  • Voer je beschikbaarheid in en sla deze op.
  • Dit maakt het mogelijk voor planning op lange termijn en minimaliseert de noodzaak voor wekelijkse updates.

Handige links

Stap 4: Beschikbaarheid invoeren

  • Als manager, ga naar ‘Afdeling > Aan-Afwezigheid > Beschikbaarheid > Status’.
  • Selecteer de week waarvoor je de beschikbaarheid wilt sluiten.
  • Verander de status van ‘Open’ naar ‘Gesloten’ om wijzigingen te voorkomen.
  • Dit zorgt ervoor dat de planning niet wordt onderbroken door laatste-moment wijzigingen van medewerkers.

Handige links

Stap 5: Beschikbaarheid sluiten

Wanneer de beschikbaarheid volledig in gevuld kan deze worden gesloten. De planning kan nu aan de slag om alle medewerkers in te roosteren. 

Handige links

Stap 6: Beschikbaarheid rapporteren

  • Ga naar ‘Afdeling > Aan-Afwezigheid > Beschikbaarheid > Dagoverzicht’.
  • Voer de datum in voor de dag die je wilt bekijken.
  • Het overzicht toont wie beschikbaarheid heeft opgegeven en op welke tijden, wat helpt bij dagelijkse planning en conflictresolutie.

Handige links

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over onze app Beschikbaarheid.

Hoe kan ik mijn beschikbaarheid voor een langere periode opgeven?

Ga naar ‘Beschikbaarheid → Per periode’, stel de begin- en eindweek in, en voer je beschikbaarheid per dag in. Dit laat je toe om meerdere weken tegelijk in te vullen en aan te passen.

Je kunt je ingevoerde beschikbaarheid bewerken tot de week is afgesloten door je manager. Ga naar de betreffende week, pas je beschikbaarheid aan en sla de wijzigingen opnieuw op.

Als manager kun je de beschikbaarheid van je afdeling afsluiten door naar ‘Afdeling → Beschikbaarheid → Status’ te gaan, de gewenste week te selecteren en de status naar ‘Gesloten’ te wijzigen om verdere wijzigingen door medewerkers te voorkomen.