Handleiding Verlof

Wil je het verlof van medewerkers beheren?
In deze handleiding lichten we toe welke wijzigingen je door kan voeren, hoe je dit kan doen en waar.
Zo heb je het volledige verlof beheer zelf in de hand.

1. Proces 2. Rechten en rollen 3. Instellingen 4. Verstrekken 5. Aanvragen 6. Beoordelen 7. Rapporteren 8. Correcties FAQ
Steps 1 Steps 3 Steps 5 Steps 7 Steps 9
Steps 2 Steps 4 Steps 6 Steps 8 Steps 10
Support - Handleidingen - Verlof

Stap 1: Proces bepalen

Om lekker te werken met Verlof is het van belang dat de inrichting en het werkproces bij elkaar aansluiten.

Bepaal dus vooraf:

  • Welke types verlof aangevraagd kunnen worden;
  • Wie mag verlof indienen en tot wanneer dit is toegestaan;
  • Wie moet dit beoordelen en tot wanneer dit is toegestaan.

Als dit bepaald is kan de inrichting plaatsvinden en kunnen medewerkers via de app het verlof aanvragen en volgen of en wanneer dit is goedgekeurd. Tevens worden dit verlof na goedkeuren direct verwerkt in het rooster en in de urenregistratie.

Handige links

Stap 2: Deel de rechten en de rollen uit volgens de overeengekomen verantwoordelijkheden

Wijs verlof toe aan medewerkers door hun individuele verlofrechten te bepalen. Dit omvat de jaarlijkse toelage, plus eventuele extra dagen waarop zij recht hebben.

Zorg ervoor dat alle medewerkers hun toegewezen verlofdagen duidelijk in hun profiel kunnen zien.

  • Jaarlijkse toelage
  • Extra dagen zoals studiedagen of zorgverlof Zorg ervoor dat alle medewerkers hun toegewezen verlofdagen duidelijk in hun profiel kunnen zien, samen met de regels voor het opnemen van verlof.

Handige links

Stap 3: Instellingen beheren

Implementeer jaarlijkse verlofuren voor alle medewerkers tegelijkertijd.

Dit zorgt voor uniformiteit in de verloftoekenning en maakt het eenvoudig om de totale verlofuren voor het komende jaar te beheren en te overzien.

Handige links

Stap 4: Verlof verstrekken

Zorg voor een soepele overgang van verlofuren van het ene naar het andere jaar door ongebruikte verlofuren automatisch over te dragen. Dit proces omvat:

  • Automatische berekening van resterende verlofuren
  • Overdracht naar het nieuwe jaar zonder handmatige invoer
  • Notificaties aan medewerkers over hun nieuwe saldi

Handige links

Stap 5: Verlof aanvragen

Pas de verloftoekenning aan voor oproepkrachten door naar rato berekende verlofuren toe te kennen, gebaseerd op hun gewerkte uren. Dit zorgt ervoor dat oproepkrachten eerlijk behandeld worden en overeenkomstig hun werkuren verlof opbouwen.

Handige links

Stap 6: Verlof beoordelen

Herzie en update de verloftoekenningen wanneer nodig. Dit kan nodig zijn bij wijzigingen in arbeidsvoorwaarden of na evaluatie van het verlofbeleid. Zorg dat updates correct worden gecommuniceerd naar alle betrokkenen.

Handige links

Stap 7: Verlof rapporteren

Controleer het verlofsaldo van elke medewerker op elk gewenst moment via:

  • Een duidelijk en toegankelijk gebruikersdashboard
  • Real-time updates na elke ingevoerde verlofaanvraag
  • Gedetailleerde overzichten voor zowel management als medewerkers

Handige links

Stap 8: Correcties uitvoeren

Indien nodig, maak aanpassingen in de verlofsaldi van medewerkers. Dit kan zijn om correcties te maken of om speciale verloftoekenningen te verwerken. Het is belangrijk dat elke aanpassing nauwkeurig wordt gedocumenteerd en gecommuniceerd.

Handige links

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over onze app Verlof.

Hoe bouw ik achteraf alsnog het verlof op voor een medewerker?

Dit kan op 2 manieren, je kan namelijk de stappen van het collectief toekennen doorlopen en alleen de gewenste medewerker selecteren. Of het eenvoudiger alternatief is het gebruik van de “Opnieuw verstrekken” optie. Hoewel deze opnieuw heet, kan je deze ook gebruiken indien het nog nooit is uitgevoerd.

Hier gaat niets mis. Een verlof geval betekent dat er verlof is aangevraagd en/of is goedgekeurd. Indien een medewerker alleen verlof heeft aangevraagd komt dat hier ook te staan.

De medewerker heeft hiermee namelijk de intentie uitgesproken om niet te komen werken die periode. Indien het verlof nog niet is goedgekeurd wil je tijdens het plannen er nog wel van op de hoogte zijn iemand niet van plan is om te komen.

Moet de medewerker toch komen werken? Dan moet het verlof nog worden afgekeurd. Wordt het goedgekeurd, dan blijft het uitroepteken staan.

Neem contact op met onze Support afdeling.