Flexmedewerkers inplannen zonder de cao te overtreden doe je door de oproeptermijnen, contractvormen en werktijdregels uit de cao Horeca strikt te volgen en die regels direct in je roosterproces te verwerken. Voor horeca-eigenaren met meerdere vestigingen is dat extra relevant, omdat fouten snel over locaties heen worden vermenigvuldigd. De vragen hieronder geven je per onderwerp een concreet antwoord.
Welke cao-regels gelden specifiek voor flexmedewerkers in de horeca?
De cao Horeca bevat specifieke bepalingen voor flexmedewerkers op het gebied van minimale oproeptermijnen, garantie-uren, loonbetaling bij afzegging en maximale werktijden. Oproepkrachten hebben recht op loon over minimaal drie uur per oproep, ook als de dienst korter is. Daarnaast geldt de Arbeidstijdenwet, ongeacht het contracttype.
Belangrijk om te weten is dat de cao Horeca regelmatig wordt herzien. In 2026 gelden onder andere afspraken over de minimumjeugdlonen, toeslagen voor onregelmatige uren en de maximale aaneengesloten werktijd. Controleer altijd de meest recente versie van de cao via de officiële kanalen van Koninklijke Horeca Nederland, zodat je nooit met verouderde informatie werkt.
Concreet betekent dit voor de dagelijkse praktijk:
- Minimaal drie uur loon per oproep, ook bij een kortere dienst
- Toeslag voor avond-, nacht- en weekenddiensten
- Maximale werktijd van tien uur per dag en vijftig uur per week
- Minimale rusttijd van elf uur tussen twee diensten
- Recht op een schriftelijke bevestiging van de arbeidsomvang
Wat is het verschil tussen een oproepkracht, uitzendkracht en nulurencontract?
Een oproepkracht heeft een arbeidscontract met jou als werkgever, maar werkt alleen als jij dat vraagt. Een uitzendkracht is formeel in dienst bij een uitzendbureau en wordt door dat bureau aan jou uitgeleend. Een nulurencontract is een specifieke vorm van een oproepcontract waarbij geen vaste arbeidsomvang is afgesproken, maar de medewerker wel direct bij jou in dienst is.
Het onderscheid is praktisch belangrijk omdat de cao-regels en wettelijke verplichtingen per contractvorm verschillen:
- Oproepkracht (min-maxcontract): er is een minimum en maximum aantal uren afgesproken. De medewerker kan diensten weigeren buiten het minimum.
- Nulurencontract: geen gegarandeerde uren, maar na twaalf maanden geldt er een wettelijk rechtsvermoeden van arbeidsomvang op basis van het gemiddelde van de afgelopen drie maanden.
- Uitzendkracht: de cao voor uitzendkrachten (ABU of NBBU) is van toepassing, niet de cao Horeca, tenzij de inlenersbeloning van toepassing is.
Kies de contractvorm die past bij de feitelijke situatie. Gebruik je iemand structureel op vaste momenten, dan is een nulurencontract juridisch kwetsbaar en kan een rechter een vast contract afdwingen.
Hoe plan je flexmedewerkers in zonder de minimale oproeptermijn te schenden?
Plan flexmedewerkers in door altijd de wettelijke oproeptermijn van minimaal vier dagen van tevoren te hanteren. Roep je iemand later op, dan heeft de medewerker het recht de oproep te weigeren zonder gevolgen. Zet oproepen altijd schriftelijk of via een app vast, zodat je het tijdstip van de oproep kunt aantonen.
Praktische stappen om dit structureel goed te doen:
- Stel je rooster minimaal een week vooruit op, zodat je altijd ruim binnen de vierdagentermijn valt.
- Gebruik een digitale tool die automatisch registreert wanneer een medewerker is opgeroepen.
- Maak afspraken over beschikbaarheid vooraf, zodat je weet wie je wanneer kunt inzetten.
- Documenteer afzeggingen en wijzigingen, inclusief datum en tijdstip.
Bij afzegging door de werkgever binnen vier dagen heeft de medewerker recht op loon over de afgesproken dienst. Dit maakt last-minute wijzigingen kostbaar, wat een extra reden is om je roosterproces vroeg te starten.
Mogen flexmedewerkers over meerdere vestigingen worden ingepland?
Ja, flexmedewerkers mogen over meerdere vestigingen worden ingepland, mits dit is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of schriftelijk is overeengekomen. Zonder expliciete afspraak kun je een medewerker niet zomaar verplichten op een andere locatie te werken. Reistijd en reiskosten tussen vestigingen kunnen ook een rol spelen bij de cao-verplichtingen.
Voor horeca-eigenaren met meerdere locaties is het verstandig om in het contract op te nemen dat de medewerker inzetbaar is op alle vestigingen binnen een bepaalde regio. Zo vergroot je de flexibiliteit zonder juridische risico’s. Houd ook rekening met:
- Reiskostenvergoeding als de nieuwe locatie verder weg is dan de gebruikelijke werkplek
- Extra reistijd die meetelt als werktijd als de medewerker direct van de ene naar de andere vestiging gaat
- De maximale dagelijkse werktijd, inclusief reistijd als die als werktijd geldt
Hoe combineer je vaste medewerkers en flexkrachten in één rooster?
Combineer vaste medewerkers en flexkrachten in één rooster door eerst de vaste bezetting in te vullen op basis van contracturen, en daarna de open diensten aan te bieden aan beschikbare flexkrachten. Zo respecteer je de arbeidsomvang van vaste medewerkers en vul je pieken efficiënt op zonder vaste kosten te verhogen.
Een werkbare aanpak in de praktijk:
- Bepaal per dienst hoeveel mensen je nodig hebt op basis van omzetprognoses of bezettingsnormen.
- Plan vaste medewerkers in op hun contracturen, inclusief eventuele vaste vrije dagen.
- Zet resterende open diensten online voor oproepkrachten of flexplatforms.
- Laat medewerkers zichzelf inschrijven op open diensten, zodat je minder handmatig hoeft te regelen.
- Controleer bij elke definitieve planning of rusttijden en maximale werktijden voor iedereen worden gerespecteerd.
Door prognoses te koppelen aan je roosterproces, weet je van tevoren hoeveel flexcapaciteit je nodig hebt. Dat voorkomt zowel onderbezetting als onnodig hoge flexkosten.
Welke tools helpen bij cao-proof roosteren van flexmedewerkers?
Roostertools die cao-regels automatisch toepassen, helpen bij cao-proof personeelsplanning in de horeca. Goede software controleert rusttijden, maximale werktijden en oproeptermijnen in real time en geeft een waarschuwing als een rooster een regel overtreedt. Zo voorkom je fouten die pas achteraf zichtbaar worden.
Functies om op te letten bij het kiezen van een tool voor het roosteren van flexkrachten:
- Automatische cao-controle bij het aanmaken van een dienst
- Integratie met uitzendplatforms zodat flex- en vaste medewerkers in één overzicht staan
- Beschikbaarheidsregistratie voor oproepkrachten
- Koppeling met salarisadministratie om uren direct te verwerken
- Mobiele app zodat medewerkers hun rooster altijd kunnen inzien en beschikbaarheid kunnen doorgeven
Een koppeling met een flexplatform zoals Temper is extra waardevol als je structureel met externe flexkrachten werkt. Zo combineer je vaste en flexibele inzet vanuit één systeem, zonder dubbele administratie.
Hoe wij helpen bij cao-proof roosteren van flexmedewerkers
Met onze personeelsbeheersoftware bieden wij horeca-eigenaren met meerdere vestigingen een complete oplossing voor het inplannen van zowel vaste medewerkers als flexkrachten, volledig afgestemd op de cao Horeca. Concreet helpen wij je met:
- HorecaManager: een out-of-the-box systeem speciaal voor de horeca, waarmee je roosters over meerdere vestigingen beheert vanuit één overzicht
- Koppeling met Temper: open diensten worden automatisch aangeboden aan flexibele professionals, zodat je personeelstekorten snel opvult zonder extra administratie
- Workforce-app: medewerkers geven zelf hun beschikbaarheid door en schrijven zich in op open diensten, wat tijd bespaart en de oproeptermijn automatisch respecteert
- Integraties met salarisadministratie: koppelingen met systemen zoals Nmbrs en AFAS zorgen ervoor dat gewerkte uren direct worden verwerkt, inclusief toeslagen
- Persoonlijke ondersteuning: ons team staat klaar voor vragen over het inrichten van je planning, zodat je altijd cao-conform werkt
Wil je zien hoe dit werkt voor jouw organisatie? Neem contact op en we kijken samen naar de beste aanpak voor jouw vestigingen.